Nachstehende Ergebnisse haben die Teilnehmer der Ersten Lippstädter Sportkonferenz zu diesem Thema erarbeitet. Die Universität Paderborn hat diese zusammengefasst.

Ankündigungstext
Zeiten und Räume für das Sportangebot stehen nur begrenzt zur Verfügung. Daher soll dieser Workshop dazu dienen, Engpässe bei der Sportstättennutzung aufzudecken. Ziel ist es, die Möglichkeiten auszuloten, wie die vorhandenen Kapazitäten und Bedarfe besser aufeinander abgestimmt werden können. Es sollen Ideen entwickelt werden, wie die Sportstättenbelegung effektiver organisiert und gesteuert werden kann.

Ziele
Optimierung der Belegungszeiten kommunaler Sportflächen sowie Verbesserung des Vergabefahrens

Moderator
Dr. Marc Kukuk, Universität Paderborn

Kontext, Diskussionsverlauf und Ergebnisse
Lippstadt unterhält im gesamten Stadtgebiet verteilt Sportflächen wie Hallen, Plätze und Schwimmbäder. Die Stadt sorgt für den Bau, die Pflege und Instandhaltung und stellt die Sportflächen verschiedenen Nutzergruppen aus der Bevölkerung zur Verfügung. Die Koordination der Vergabe der Nutzungszeiten obliegt der Koordinierungsstelle Sport und liegt im Aufgabenbereich von Frau Anja Stakemeier.

Der Workshop 4 beschäftigt sich mit der Thematik der Vergabe der Sportstätten. Für den Workshop hatten sich Vertreter aus unterschiedlichen Organisationen angemeldet, die bereits auf kommunale Sportstätten zugreifen (Schule, KiTa, Sportvereine). Nach der Vorstellung der Workshopteilnehmerinnen und -teilnehmer erörterte Frau Stakemeier die Herausforderungen bei der Vergabe der Nutzungszeiten. Die Sportanlagen werden insgesamt von unterschiedlichen Sportgruppen genutzt: Schulen, Träger des Offenen Ganztags, Kindertageseinrichtungen, Sportvereine, Hochschulsport, VHS, Betriebssportgruppen und sonstige Nutzergruppen (z. B. Freiwillige Feuerwehr, gewerbliche Sportanbieter). Aufgrund knapper Ressourcen sind von Frau Stakemeier viele Überschneidungen zu managen. Die Nachfrage ist höher als das zur Verfügung stehende Angebot. Die Vergabe erfolgt daher auf Basis einer Priorisierung, die in den „Richtlinien der Stadt Lippstadt zur Sportförderung“ festgehalten ist. Dabei sind jedoch noch weitere Kriterien (z. B. die Größe, die materielle Ausstattung, die Linierung, die Wettkampftauglichkeit für bestimmte Sportarten, das Vorhandensein von Tribünen und die Nähe zum Sitz des Nutzers) zu beachten. Weil es sich bei den kommunalen Sportstätten um eine begrenzte Ressource handelt, ist das Vergabeverfahren somit sehr komplex. Zudem berichtet Frau Stakemeier von dem Problem, dass gebuchte, aber nicht genutzte Sporthallen womöglich nicht freigegeben werden. Die Kontrolle über die Hallenbücher erweist sich dabei als nicht besonders praktikabel und zielführend.

Vor dem von Frau Stakemeier skizzierten Hintergrund hatten die Workshopteilnehmerinnen und-teilnehmer die Gelegenheit, ihre Probleme bei der zeitlichen und räumlichen Belegung der Sportanlagen auf Karten zu notieren und zu erläutern (vgl. Abbildung 15).

Daraufhin erfolgte eine Systematisierung und Visualisierung der genannten Probleme mit Hilfe der sogenannten Dreiecksmethode, um das Problem klar zu benennen, die Ursachen dafür herauszufinden und schließlich Lösungsansätze zu finden. Als übergeordnetes Problem konnte in einem ersten Schritt eine „ineffiziente Hallennutzung“ benannt werden. Auf Grundlage der oben dargelegten Kartenabfrage haben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer daraufhin in einem zweiten Schritt die Ursachen des Problems identifiziert. Es zeigte sich, dass die Ursachen einerseits bei den Nutzern selbst zu verorten sind, weil sie z. B. „egoistisch“ agieren und nicht genutzte Hallenzeiten blocken, weil sie sich in puncto Zeiten und Räume auf Stoßzeiten in den frühen Abendstunden konzentrieren und weil ihre Übungsleiter und Trainer zeitlich unflexibel sind. Andererseits wurde angemerkt, dass das Problem der ineffizienten Hallennutzung auf Reibungsverluste an Kommunikationsschnittstellen zurückzuführen sei. So wurden die Punkte Unwissenheit über freie Hallenzeiten, intransparente Entscheidungen bei der Vergabe und eine  mangelnde Kommunikation der Nutzer untereinander bzw. auch mit der Koordinierungsstelle Sport als Ursachen angeführt. Der dritte Schritt bestand schließlich darin, Lösungsansätze zu finden, welche an den Ursachen ansetzen. Hier wurden Ideen entwickelt, wie das Nutzerverhalten gesteuert werden kann. Ein nicht näher besprochenes Bestrafungssystem bei Blockung einer nicht genutzten Halle wurde ebenso genannt wie ein elektronisches Kontrollsystem der Hallennutzung via Chip-Schlüssel-Zugang. Darüber hinaus wurde die Einrichtung einer Tauschbörse vorgeschlagen, um Hallenzeiten von Vereinen und Sportgruppen umzubesetzen. Für den Bereich Intransparenz und Unwissen wurde der Wunsch geäußert, den Hallenbelegungsplan für alle Nutzergruppen per Internet abrufen zu können (vgl. Abbildung 16).

Empfehlungen der Workshopteilnehmerinnen und -teilnehmer
Am Ende des Workshops wurde die produktive Arbeitsatmosphäre hervorgehoben. Die Inputs von Frau Stakemeier wurden dabei als sehr wertvoll eingeschätzt. Da insbesondere das Entwickeln der Lösungsansätze im Workshop zu kurz kam, sprachen sich die Workshopteilnehmerinnen und -teilnehmer dafür aus, das Thema in einem erweiterten Arbeitskreis zu vertiefen, um die Bedürfnisse bei der Vergabe von Sportstätten zu erörtern, um administrative und technische Lösungen zu besprechen und das Vergabefahren im Gesamten transparenter zu machen.