Die interne Meldestelle unterstützt hinweisgebende Personen bei der Meldung von erkannten Verstößen und arbeitet diese auf. Hinweisgebende leisten einen Beitrag zur Aufdeckung und Ahndung von Missständen (Rechts- und Regelverstöße) bei der Stadtverwaltung Lippstadt. Ziel des Hinweisgeberschutzes ist es, Hinweisgebende vor Benachteiligungen oder Repressalien zu schützen, ihnen Rechtssicherheit zu geben und ihre Identität zu schützen.
Das Hinweisgebersystem bietet die Möglichkeit sicher und digital Hinweise über Missstände und Verstöße, zu melden. Die Informationen werden vertraulich behandelt und nur im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien verwendet. Das Hinweisgebersystem dient dazu, Missstände, wie zum Beispiel Korruption, Betrug, Diskriminierung oder andere rechtswidrige Handlungen, aufzudecken und zu bekämpfen. Es ermöglicht den Hinweisgebenden, ihre Bedenken sicher und geschützt zu melden, ohne Angst vor Repressalien haben zu müssen.
Das Hinweisgebersystem ist eine technische Umsetzung der Vorgaben aus der EU-Hinweisgeberrichtlinie (EU 2019/1937) und dem Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vom 12.05.2023, welche zum Schutz der Personen dienen, die Vorfälle melden. Das Gesetz sieht eine Einrichtungspflicht interner Hinweisgebersysteme für Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Rechts vor, sofern bestimmte Schwellenwerte (Mitarbeiterzahlen) erreicht sind. Damit einher gehen hinreichend bestimmte Verfahrensvorgaben hinsichtlich einzuhaltender Fristen und rechtlicher Pflichten.
Hinweise können an die interne Meldestelle der Stadt Lippstadt schriftlich, telefonisch oder persönlich gegeben werden. Diese können personalisiert oder anonym abgegeben werden.
Möglichkeit 1:
Postalisch an die interne Meldestelle mit der folgenden Adressierung:
Stadt Lippstadt
Interne Meldestelle - Hinweisgeberschutz
Ostwall 1
59555 Lippstadt
Beachte: Eine Kennzeichnung mit „Vertraulich“ wird empfohlen.
Möglichkeit 2:
E-Mail an die Mail-Adresse: hinweisgeber(at)lippstadt.de
Möglichkeit 3:
Vereinbaren Sie einen Gesprächstermin oder kontaktieren Sie die zuständige Person telefonisch unter:
Herr Dietmar Fleige
Örtliche Rechnungsprüfung
02941-980514
Möglichkeit 4:
Informieren Sie die interne Meldestelle mittels des Kontaktformulars auf der Website der Stadt Lippstadt.
Beachte: Bei allen Kontaktmöglichkeiten wird der Hinweis an die zuständige Person geleitet. Sollte die zuständige Person im Fokus des Hinweises stehen, sollte der Hinweis an den Bürgermeister der Stadt Lippstadt gemeldet werden.
Es gibt auch die Möglichkeit sich an externe Meldestellen zu wenden. Dies sollte jedoch erst nachrangig verwendet werden. In Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und die hinweisgebende Person keine Repressalien fürchtet, sollte sie eine Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.
Externe Meldestellen:
Bundesamt für Justiz: https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html
Bundeskartellamt: https://www.bundeskartellamt.de/DE/Aufgaben/Kartelle/HinweiseAufKartellverstoesse/hinweiseaufverstoesse_node.html
Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht: https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html
Meldungen können sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Lippstadt abgeben. Freiwillige Helferinnen und Helfer oder Ehrenamtliche sind diesen Personen in diesem Kontext gleichgestellt. Gleiches gilt für Personen, die ihr Dienst- oder Arbeitsverhältnis bereits beendet haben, vor Beginn ihres Dienst- oder Arbeitsverhältnisses stehen oder Bewerberinnen und Bewerber.
Darüber hinaus sind Lieferanten, Dienstleister und sonstige Geschäftspartner meldeberechtigt.
Die Hinweisgeberstelle nimmt Hinweise entgegen, die Verstöße im Sinne des § 2 Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) beschreiben. Der Verstoß muss im Rahmen der beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit erfolgen. Dies sind unter anderem Verstöße im Bereich der Korruption, Geldwäsche, Bilanzbetrug, Diskriminierung, Untreue, Diebstahl, sexuelle Übergriffe, Wettbewerbsverstöße oder Datenschutz.
Bei Meldungen über privates Fehlverhalten ohne Bezug zur beruflichen Tätigkeit oder unbegründete Spekulationen oder Gerüchte wie auch falsche Verdächtigungen (§ 9 Abs. 1 HinSchG) besteht kein Schutz aufgrund des Hinweisgeberschutzes.
Meldungen, die Informationen enthalten, die Sicherheitsinteressen berühren oder Verschwiegenheits- oder Geheimhaltungspflichten verletzen, fallen nach Maßgabe des § 5 HinSchG nicht unter den Schutz des Gesetzes.
Um Ihre Meldung angemessen bearbeiten und untersuchen zu können, ist es wichtig, dass Sie Ihre Meldung so konkret wie möglich abgeben. Für die weitere Bearbeitung ist die Angabe von Ihrem Namen und Kontaktmöglichkeiten für etwaige Rückfragen hilfreich, jedoch nicht verpflichtend. Bitte beachten Sie bei der Abgabe eines Hinweises, dass dieser auch für fachfremde Personen nachvollziehbar sein muss.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung annehmen oder glauben, dass der Inhalt Ihrer Meldung wahr ist. Es ist auch wichtig, dass Sie den Hinweis ohne missbräuchliche Absichten abgeben. Bekanntlich ist nicht jeder Hinweis begründet. Es besteht daher die Möglichkeit, dass eine spätere Untersuchung ergibt, dass kein Verstoß vorliegt. In einem solchen Fall müssen Sie keine negativen Konsequenzen befürchten, sofern Ihre Meldung gewissenhaft und nicht in rechtsmissbräuchlicher Absicht abgegeben wurde.
Wer das Hinweisgebersystem missbräuchlich für fasche Anschuldigungen Verunglimpfungen und Denunziationen nutzt, muss mit rechtlichen Konsequenzen rechnen.
Die interne Meldestelle verarbeitet personenbezogene Daten – einschließlich deren Austausch oder Übermittlung – im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 und der Richtlinie (EU) 2016/680 sowie mit nationalem Datenschutzrecht. Auf § 10 HinSchG wird ausdrücklich verwiesen.
Die interne Meldestelle behandelt die Identität der hinweisgebenden Person vertraulich. Die Identität der hinweisgebenden Person darf ohne deren ausdrückliche Zustimmung ausschließlich den mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person direkt oder indirekt abgeleitet werden kann.
Die Identität darf nur dann preisgegeben werden, wenn ein Ausnahmetatbestand im Sinne des § 9 HinSchG gegeben ist. Eine Offenbarung der Identität des Hinweisgebers ist damit nicht gänzlich ausgeschlossen (vgl. Art. 13ff. Datenschutz-Grundverordnung - DS-GVO).
Die hinweisgebende Person ist zu unterrichten, bevor ihre Identität offenbart wird, es sei denn, diese Unterrichtung würde die entsprechenden Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährden.
Im Rahmen der Unterrichtung wird der hinweisgebenden Person eine schriftliche Darlegung der Gründe für die Weitergabe der betreffenden vertraulichen Daten übermittelt.
Die interne Meldestelle schützt in gleicher Weise die Identität Dritter, die in den Meldungen erwähnt werden, sowie die Identität betroffener Personen. Informationen über Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und von sonstigen in der Meldung genannten Personen dürfen nur in den Fällen des § 9 Abs. 4 HinSchG an die jeweils zuständige Stelle weitergeleitet werden.
Nach Abgabe eines Hinweises erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Jeder gemeldete Hinweis auf einen Verstoß wird sorgfältig geprüft, und es wird konsequent allen Hinweisen nachgegangen. Hierbei wird das Prinzip des fairen Verfahrens angewendet. Gleichzeitig gilt für diejenigen, gegen die der Hinweis gerichtet ist Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist.
Das Bundesgesetz sieht eine Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen und eine Rückmeldung innerhalb einer drei monatigen Frist an die hinweisgebende Person vor. Die Rückmeldung umfasst dabei geplante und bereits ergriffene Folgemaßnahmen und eine Begründung.